Servizio di Fatturazione Elettronica

In breve

Il Servizio di Fatturazione Elettronica è un prodotto del Gruppo Monte dei Paschi di Siena disegnato per le aziende clienti in possesso del Internet Corporate Banking (ICB) – PachiInAzienda. L'applicativo mette a disposizione le funzionalità necessarie per la gestione del ciclo attivo e passivo della fatturazione aziendale attraverso un qualsiasi personal computer dotato di connessione Internet senza richiedere l’installazione di nuovi applicativi. Per beneficiare di tutte le potenzialità del Servizio occorre aver aderito al Corporate Banking Interbancario (CBI) ed essere in possesso della Firma Digitale.

Caratteristiche generali

Il Servizio viene commercializzato attraverso il PaschiInAzienda in due versioni - Servizio Base e Avanzato - che si differenziano essenzialmente per la presenza o meno della funzionalità di Conservazione Sostitutiva.
Nel Servizio di Fatturazione Elettronica versione Base sono presenti queste funzionalità:

Inserimento fatture: 

• Manuale (digitazione)
• Importazione singola di documento in formato generico o standard CBI 
• Importazione multipla di documenti in formato generico o flusso standard CBI

Invio fatture alle controparti commerciali è possibile attraverso i seguenti canali:

• PaschiInAzienda (cliente e fornitore utilizzano entrambi il Servizio di Fatturazione Elettronica del Gruppo Monte Paschi di Siena)
• Corporate Banking Interbancario
• e-mail
• Piattaforma GUEST (il cliente scarica la propria fattura da un indirizzo web sul quale la banca predispone il documento. Al cliente vengono inviati via e-mail l’indirizzo e le chiavi d’accesso)
• Posta ordinaria

Inoltre:

• Ricezione
• Gestione della disputa
• Scadenziario
• Gestione dei solleciti

Nel Servizio di Fatturazione Elettronica versione Avanzato si aggiunge la Conservazione Sostitutiva o conservazione a norma.
La Conservazione Sostitutiva, in forza dell’impianto normativo esistente permette di “dematerializzare” la fattura (documento rilevante ai fini tributari) e consente la gestione interamente elettronica del ciclo di fatturazione.
Il trattamento della fattura in formato elettronico, ovviamente, prevede che l’azienda sia a conoscenza delle previsioni e degli adempimenti di legge collegati.

• Decreto Legislativo 30 dicembre 2010 n. 235 - Modifiche ed integrazioni al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante Codice dell'amministrazione digitale, a  norma  dell'articolo 33 della legge 18 giugno 2009, n. 69.
• Decreto Legislativo 20 febbraio 2004 n. 52 - Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA.
• Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004 - Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto.
• Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004 n. 11 - Note esplicative delle regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico.
• Decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000 - Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa (come modificato dal Decreto legislativo n. 10/2002) e dal gennaio 2006 nel Codice della Pubblica Amministrazione Digitale (Decreto legislativo n. 82/2005).
• Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 gennaio 2004 - Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici. (Gazzetta Ufficiale n. 98 del 27 aprile 2004)

Vantaggi

• Riduzione dei costi collegati alla gestione di documenti in formato cartaceo (es. stampa, archiviazione, invio fatture per posta, etc.).
• Sicurezza allo stato dell’arte per tutti i documenti salvati sul sistema senza alcuna necessità di aggiornare i propri sistemi informativi.
• Semplificazione e aumento di efficienza nelle attività connesse alla trasmissione, all’archiviazione e alla conservazione delle fatture attive e passive.
• Maggiore efficacia per il cliente nelle fasi di scambio di documenti con le proprie controparti commerciali grazie all’utilizzo della Firma Digitale.
• Possibilità di automatizzare il ciclo di fatturazione con conseguente eliminazione degli errori caratteristici dei processi manuali.
• Seguimento puntuale del ciclo di vita della fattura.
• Creazione automatica di disposizioni di incasso e pagamento.
• Disponibilità di servizi bancari avanzati, quali ad esempio la richiesta di anticipo fattura – in fase di completamento.

A chi si rivolge

Aziende di piccole, medie e grandi dimensioni di qualsiasi settore merceologico.

Canali di Acquisto

Il Servizio è operativo in tutto il territorio nazionale.
Il cliente potrà effettuare la sottoscrizione del Servizio online attraverso un’apposita sezione dell’Internet Corporate Banking. Tale operazione dovrà essere preventivamente autorizzata dal responsabile dell’Internet Corporate Banking (Amministratore) della propria azienda sempre per via telematica. L’Amministratore, inoltre, a seconda della versione di prodotto sottoscritta potrà permettere agli operatori prescelti di utilizzare le funzionalità di base e/o la Conservazione Sostitutiva.
Sempre attraverso l’interfaccia dell’Internet Corporate Banking, in ogni momento, sarà possibile accedere, cambiare versione o revocare il Servizio.

Documenti Necessari

Per le aziende già clienti della Banca Monte dei Paschi di Siena è sufficiente possedere il prodotto di Internet Corporate Banking – PaschiInAzienda - e accedere alla sezione dedicata alla Fatturazione Elettronica.
Per poter utilizzare i servizi collegati al Corporate Banking Interbancario è necessario aver sottoscritto il corrispondente consenso al trattamento dei dati relativi all’azienda.
Le aziende che non intrattengono ancora rapporti con la nostra banca dovranno preventivamente acquistare il prodotto PaschiInAzienda.

Sicurezza

La riservatezza e la tutela dei dati è garantita dall’infrastruttura tecnologica a supporto del prodotto di Internet Corporate Banking del Gruppo Monte dei Paschi. Il salvataggio dei dati, in particolare, viene effettuato su supporti non riscrivibili che ne garantiscono la conservazione per un periodo superiore ai dieci anni. In caso di recesso dal servizio il cliente può esportare personalmente i documenti sul proprio computer oppure richiederli direttamente alla Banca.

Condizioni economiche e modalità di fatturazione

Fatta salva la funzionalità di Conservazione Sostitutiva che, nella versione avanzata del prodotto prevede l’applicazione di un canone mensile, il resto dei servizi viene addebitato a consumo.

 

E’ previsto un corrispettivo per ciascuna delle seguenti voci:

Gestione fattura ciclo attivo: € 3,00 a fattura gestita; Invio postale della fattura: € 1,00 a fattura inviata; Gestione fattura passiva: € 2,00 a fattura gestita; Spazio disco occupato dai documenti escluse le fatture: € 0,80 a megabyte; Conservazione Sostitutiva: € 36,00 canone mensile.

Gli importi dovuti vengono addebitati mensilmente posticipati.

 

Il Servizio è offerto con due mesi di gratuità dalla data di sottoscrizione.